Termin i forma przekazania sprawozdania finansowego spółki z o.o. do KRS

Od 1 października 2018 r. obowiązuje tzw. elektronizacja sprawozdań finansowych. Oznacza to, że od tej daty wszystkie jednostki objęte ustawą o rachunkowości sporządzają sprawozdania finansowe tylko w wersji elektronicznej. W związku z tym wersja papierowa sprawozdania może pełnić jedynie funkcję roboczą, pomocniczą, nie może to być już oryginał sprawozdania finansowego. Natomiast nadal obowiązują w niezmienionej formie przepisy ustawy o rachunkowości dotyczące terminu sporządzenia oraz podpisania sprawozdania finansowego, a także składania do sądu rejestrowego.

W świetle art. 45 ust. 1f-1h ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym. Dodatkowo należy wskazać, że sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Z kolei dla sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR nie udostępniono obecnie odpowiedniej struktury logicznej oraz formatu, dlatego mogą one być sporządzane w formie nieustrukturyzowanej.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby kierownik jednostki zapewnił sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Każde sprawozdanie finansowe powinno być podpisane (w sposób elektroniczny) przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (por. art. 52 ust. 1 i 2 ww. ustawy).

W myśl art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zarząd spółki z o.o. składa w KRS roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe zatwierdza – nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego – organ zatwierdzający, tj. zgromadzenie wspólników spółki z o.o. (por. art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeśli więc sprawozdanie finansowe za 2018 r. zostanie zatwierdzone np. 10 czerwca 2019 r., to należy je złożyć do rejestru przedsiębiorców KRS do 25 czerwca 2019 r. Natomiast w sytuacji, gdy sprawozdanie finansowe za 2018 r. nie zostanie zatwierdzone do końca czerwca 2019 r., należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika to z treści art. 69 ust. 2 ww. ustawy.

Regulacje ustawy o KRS wskazują, że dla każdej jednostki zobowiązanej do składania dokumentów finansowych prowadzone jest w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych. W przypadku spółki z o.o. sprawozdanie finansowe sporządzane jest zgodnie ze strukturą logiczną oraz formatem udostępnionym w BIP MF. Natomiast przykładowo takie dokumenty jak sprawozdanie z działalności, czy uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, podziale zysku lub pokryciu straty nie mają określonej struktury. W związku z tym w przypadku takich dokumentów w celu określenia katalogu formatów możliwych do zastosowania wskazane jest kierowanie się regulacjami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych. Zatem w tej sytuacji dopuszczalne typy (formaty) plików jakie mogą być dołączone do zgłoszenia to m.in.: XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, doc, docx.