Sprawozdania finansowe za rok 2019 – terminy wynikające z rozporządzenia anty-COVID.

Firmy, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, mają obowiązek:

• zamknąć księgi rachunkowe za rok 2019 i sporządzić e-Sprawozdanie Finansowe do 30 czerwca 2020 roku,
• zatwierdzić przez Zarząd do 30 września 2020 roku.

Zmiany wynikają z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz. U. poz. 570).

W terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia Sprawozdania Finansowego do KRS należy złożyć komplet dokumentów:

• e-Sprawozdanie Finansowe (w wersji XML zgodnej ze wzorem Ministerstwa Finansów) podpisane elektronicznie przez cały Zarząd i osobę sporządzającą;
• Sprawozdanie Zarządu z działalności jednostki (w wersji PDF) podpisane przez minimum jedną osobę z Zarządu;
• Uchwały zatwierdzające Sprawozdanie Finansowe.

Złożenie dokumentów powinno nastąpić w jednym z dwóch dostępnych sposobów:

– bezpłatnego Repozytorium Dokumentów Finansowych;

– odpłatnego systemu składania dokumentów drogą elektroniczną – S24.

Jedyną dostępną drogą składania Sprawozdań Finansowych jest droga elektroniczna. Spółki i przedsiębiorcy zagraniczni wpisani do KRS – nie składają Sprawozdań Finansowych osobno do Urzędu Skarbowego. Przekazywanie informacji między urzędami następuje elektronicznie.

Ważne – przy sporządzaniu i zatwierdzaniu Sprawozdań Finansowych pomija się niekiedy bardzo ważne kwestie, należy więc zwrócić na nie szczególną uwagę na końcowym etapie:

• Jeżeli sporządzone na koniec roku Sprawozdanie Finansowe spółki wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę (w przypadku spółki akcyjnej jedną trzecią) kapitału zakładowego zarząd jest obowiązany niezwłocznie podjąć uchwałę dotyczącą dalszego istnienia spółki.
• Jeżeli wspólnicy podejmą decyzję o zatrzymaniu wypracowanego zysku za rok 2018 lub/i 2019 w spółce (i np. wykorzystać go na pokrycie strat z lat ubiegłych albo przeznaczyć go na kapitał zapasowy) – mają możliwość odliczenia go od dochodu w określonym ustawą limicie, co stwarza zachętę do lokowania zysku w spółce poprzez skorzystanie z możliwości obniżenia podatku dochodowego od osób prawnych.
• Jeżeli Zarząd jest wieloosobowy, każda osoba musi posiadać indywidualny podpis elektroniczny (kwalifikowany, ePUAP lub inny osobisty), który jest niezbędny do podpisania e – Sprawozdania Finansowego.
• W związku z epidemią COVID-19 zarówno sporządzający Sprawozdanie Finansowe, jak i organy zatwierdzające, powinny zwrócić uwagę na odniesienie się do bieżącej sytuacji w informacjach prezentowanych w sprawozdaniu – zdarzenia po dacie bilansu, niepewność przyszłości, bądź wprost załamanie w spółce powinno zostać dodatkowo opisane w sprawozdaniu, szczególnie w sytuacji zagrożenia dotychczasowego funkcjonowania.