Zasady i terminy przechowywania ksiąg rachunkowych

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za 2018 r. w jednostkach, których rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Księgi rachunkowe po ich zamknięciu oraz zatwierdzone sprawozdanie finansowe, a także inne dokumenty księgowe, należy przechowywać w odpowiedni sposób przez wymagane przepisami okresy.

Księgi rachunkowe

Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą. Tak wynika z art. 4 ust. 3 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Jednostka ma także obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

Księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik,
• księgę główną,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Stosownie do art. 13 ust. 2 ustawy o rachunkowości przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, za równoważne z nimi uważa się odpowiednio zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych komputerowych zbiorów danych, bazy danych lub wyodrębnionych jej części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania.

E-sprawozdanie finansowe

Wszystkie jednostki prowadzące księgi rachunkowe sporządzają sprawozdanie finansowe wyłącznie w postaci elektronicznej i opatrują kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Ponadto sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (art. 45 ust. 1f i 1g ustawy o rachunkowości). Zatem oryginał sprawozdania finansowego ma postać elektroniczną i jest podpisany przez uprawnione osoby kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dlatego jednostka ma obowiązek przechowywać zatwierdzone sprawozdanie finansowe w oryginale, tj. w postaci elektronicznej. Gdy sprawozdanie finansowe podlegało badaniu przez firmę audytorską (biegłego rewidenta), to razem z e-sprawozdaniem finansowym przechowuje się również sprawozdanie z badania w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym biegłego rewidenta.

Sposób przechowywania

Dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie do prowadzenia ksiąg rachunkowych powszechnie stosowany jest komputer. Prowadząc księgi rachunkowe przy użyciu komputera, ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych i na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej. Poza tym systematycznie należy tworzyć rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Jednostka zobowiązana jest także do zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Stanowi o tym art. 71 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.

Jeśli jednostka spełni wymienione wyżej warunki, to jej księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. W przypadku gdy wymagania te nie są spełnione, to księgi rachunkowe trzeba wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego (art. 72 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczyć określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Przechowywanie danych w ten sposób możliwe jest pod warunkiem, że jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku – o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Jednak przechowywać w ten sposób nie można dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki. Tak wynika z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Przechowywanie poza jednostką

Księgi rachunkowe wraz z dokumentacją opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, dowodami księgowymi, dokumentami inwentaryzacyjnymi i sprawozdaniami finansowymi mogą być przechowywane poza jednostką, o ile zostaną przekazane innemu podmiotowi świadczącemu usługi w zakresie przechowywania dokumentów.

Jeżeli dokumentacja księgowa zostanie przekazana do przechowania zewnętrznej firmie, wydatki związane z archiwizacją tych dokumentów zalicza się do kosztów operacyjnych jednostki. W księgach rachunkowych wydatki te można ująć na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce) lub na koncie 55 „Koszty zarządu”. Kosztów archiwizacji dokumentów nie rozlicza się w czasie, mimo że odnoszą się do przyszłych lat obrotowych. Wydatki te w całości wpływają na wynik finansowy w okresie ich poniesienia. Otrzymaną fakturę za przechowywanie dokumentów księgowych można ująć zapisem:

a) wartość brutto

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

– Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

c) wartość netto

– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Usługi obce),

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

oraz równolegle

– Wn konto 55 „Koszty zarządu”,

– Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

Trzeba mieć także na uwadze, że jeśli księgi rachunkowe prowadzone są poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, to na mocy art. 11a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki jest obowiązany:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki albo w miejscu sprawowania zarządu czy w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Jednostki nieprowadzące działalności

W przypadku gdy dany podmiot zakończył swoją działalność w wyniku połączenia z inną jednostką lub przekształcenia formy prawnej, jego zbiory, czyli księgi rachunkowe, politykę rachunkowości, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe, przechowuje jednostka kontynuująca działalność. Natomiast gdy podmiot został zlikwidowany, dokumenty te przechowuje wyznaczona osoba lub jednostka. O miejscu ich przechowywania kierownik, likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej informuje właściwy sąd lub inny organ prowadzący rejestr lub ewidencję działalności gospodarczej oraz urząd skarbowy. Tak wynika z art. 76 ustawy o rachunkowości.

Okres przechowywania

Wprowadzona nowelizacja art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2019 r., skróciła okres przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Wcześniej jednostki miały obowiązek trwałego ich przechowywania. Obecnie należy przechowywać je przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono. Przepisy przejściowe stanowią, że roczne sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. W związku z tym sprawozdanie finansowe za 2018 r., które zatwierdzone zostało w 2019 r., należy przechowywać do końca 2024 r.

Okres przechowywania zbiorów jednostki oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Terminy przechowywania dokumentów księgowych wynikające z ustawy o rachunkowości zostały przedstawione w ramce.

Ustalając termin przechowywania dokumentów, oprócz ustawy o rachunkowości, trzeba mieć na uwadze również inne przepisy, w tym m.in. Ordynację podatkową (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 ze zm.). Zgodnie z art. 86 § 1 tej ustawy podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej). Zatem ze względu na to, że termin płatności podatku za dany rok obrotowy przypada w następnym roku (np. za 2018 r. w 2019 r.), to okres przechowywania dokumentów księgowych dla celów podatkowych jest o rok dłuższy niż dla celów bilansowych (przykład). Wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji może nastąpić w wyniku zawieszenia lub przerwania terminu przedawnienia (art. 70-71 Ordynacji podatkowej).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)